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MS Excel 2010: Cálculos con tablas
Léase primero el capítulo MS Excel 2010: Formato de tabla
Mi tabla ya lista!
Una vez terminada mi lista y aplicado el formato de Tabla es posible que nos veamos en la necesidad de realizar algún cálculo con esa información. MS Excel tiene a disposición una amplia gama de fórmulas matemáticas, sin embargo, la herramienta de tabla nos ayuda ahorrarnos el conocer en detalle esas fórmulas.
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| Ejemplo de tabla |
Nota: Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.
Activar la opción Total Row
Cuando estamos dentro de nuestra tabla nos aparecerá un pestaña especial en nuestra cinta de menús llamada Table Tools, ahí encontraremos un pequeño grupo de opciones llamado Table Style Options.
Debemos presionar la opción Total Row(si no está marcada) y nos aparecerá al final de nuestra tabla una fila adicional.
Cada celda de la fila Total está separada de la otra, de manera que nos permita realizar operaciones o fórmulas en cada una de ellas. Por defecto la última celda de la fila tendrá un cálculo ya realizado, pero podemos cambiarlo con solo borrar el contenido.
Supongamos que quisiéramos saber cuanto es el Promedio(Average) de dinero gastado en alimentación; vamos a la celda donde queremos el resultado y buscaremos el siguiente ícono:
Haremos clic sobre el y se nos desplegará un listado con nombres de fórmulas tales como: Average, Count, Count Numbers, Max, Min, Sum, StdDev, Var y Más funciones...
Siguiendo con el ejemplo, nosotros seleccionaremos, haciendo clic, la opción Average que nos devolverá el promedio de "dinero gastado" durante los meses simulados. Al seleccionar la función ésta se desarrollará automáticamente.
Estos mismos pasos nos sirven para las celdas contiguas dentro del Total Row o para usuarios avanzados que busquen rapidez en los cálculos.
Para usuarios avanzados
En el mismo menú nos aparece la opción More Functions... ahí nos aparecerá una ventana donde podemos buscar fórmulas más específicas como: lógicas, matemáticas, financieras o estadísticas.
¿Tienes preguntas? Escríbelas abajo y con gusto las resolveremos.
Saludos!
MS Excel 2010: Recomendaciones previas
Ordenar
los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner
una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de
inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por
iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a
organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Antes de empezar
Luego de abrir Excel... guarde su Libro:
Ésta es de las recomendaciones que se deben unir a nuestras buenas costumbres informáticas. Al guardar inmediatamente el Libro nos ayudará en caso de que el programa se cierre inesperadamente o se vaya la electricidad.
Tenga claro el resultado:
Si vamos hacer una factura entonces pensemos las características que toda factura DEBE tener, lo mismo si vamos hacer una plantilla o un reporte de gastos. El tener claro lo que vamos hacer nos ayudará a conseguirlo más rápido.
Ordene desde los General hasta lo Específico:
Al momento de preparar la información que se va incluir en la hoja, piense primero en los grandes rasgos y luego vaya al detalle. Por ejemplo, su vamos a ordenar información de empleados en América Latina y el Caribe, lo mejor sería comenzar a ordenar la información por año, luego por región y después los datos de los empleados.
No utilice información extra:
No anote o clasifique detalles que no vengan al caso, ya que podríamos confundir el objetivo de nuestra Hoja de cálculo. Por ejemplo, si estamos haciendo una plantilla de factura de nuestros no debemos incluir cosas como nacionalidad de la persona, seguro social o especialidad (oficio).
Siempre utilice el Formato de Tablas:
El formato de Tabla nos ayuda a filtrar y buscar información rápidamente, así como nos ofrece opciones avanzadas de análisis de información, todo en un solo TAB. Además si vamos a usar Tablas dinámicas debemos tener nuestra información en formato de Tabla.
Imagínese su trabajo impreso y trate de seguir la idea:
Usar Excel y sus celdas es como armar un juguete de Legos, cada celda representa un bloque; con esta imagen podemos asociar que las celdas son diferentes a renglones en MS Word y deben ser trabajados independientes.
Siguiendo estas recomendaciones nos aseguraremos que cuando hagamos análisis de nuestra información, logremos obtener lo que buscamos rápidamente y con menos complicaciones que con información colocada al azar.
¿Tienes más preguntas? Déjalas abajo en los comentarios para que podamos responderlas. Saludos!
