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MS Excel 2010: Cálculos con tablas
Léase primero el capítulo MS Excel 2010: Formato de tabla
Mi tabla ya lista!
Una vez terminada mi lista y aplicado el formato de Tabla es posible que nos veamos en la necesidad de realizar algún cálculo con esa información. MS Excel tiene a disposición una amplia gama de fórmulas matemáticas, sin embargo, la herramienta de tabla nos ayuda ahorrarnos el conocer en detalle esas fórmulas.
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| Ejemplo de tabla |
Nota: Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.
Activar la opción Total Row
Cuando estamos dentro de nuestra tabla nos aparecerá un pestaña especial en nuestra cinta de menús llamada Table Tools, ahí encontraremos un pequeño grupo de opciones llamado Table Style Options.
Debemos presionar la opción Total Row(si no está marcada) y nos aparecerá al final de nuestra tabla una fila adicional.
Cada celda de la fila Total está separada de la otra, de manera que nos permita realizar operaciones o fórmulas en cada una de ellas. Por defecto la última celda de la fila tendrá un cálculo ya realizado, pero podemos cambiarlo con solo borrar el contenido.
Supongamos que quisiéramos saber cuanto es el Promedio(Average) de dinero gastado en alimentación; vamos a la celda donde queremos el resultado y buscaremos el siguiente ícono:
Haremos clic sobre el y se nos desplegará un listado con nombres de fórmulas tales como: Average, Count, Count Numbers, Max, Min, Sum, StdDev, Var y Más funciones...
Siguiendo con el ejemplo, nosotros seleccionaremos, haciendo clic, la opción Average que nos devolverá el promedio de "dinero gastado" durante los meses simulados. Al seleccionar la función ésta se desarrollará automáticamente.
Estos mismos pasos nos sirven para las celdas contiguas dentro del Total Row o para usuarios avanzados que busquen rapidez en los cálculos.
Para usuarios avanzados
En el mismo menú nos aparece la opción More Functions... ahí nos aparecerá una ventana donde podemos buscar fórmulas más específicas como: lógicas, matemáticas, financieras o estadísticas.
¿Tienes preguntas? Escríbelas abajo y con gusto las resolveremos.
Saludos!
MS Excel 2010: Recomendaciones previas
Ordenar
los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner
una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de
inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por
iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a
organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Antes de empezar
Luego de abrir Excel... guarde su Libro:
Ésta es de las recomendaciones que se deben unir a nuestras buenas costumbres informáticas. Al guardar inmediatamente el Libro nos ayudará en caso de que el programa se cierre inesperadamente o se vaya la electricidad.
Tenga claro el resultado:
Si vamos hacer una factura entonces pensemos las características que toda factura DEBE tener, lo mismo si vamos hacer una plantilla o un reporte de gastos. El tener claro lo que vamos hacer nos ayudará a conseguirlo más rápido.
Ordene desde los General hasta lo Específico:
Al momento de preparar la información que se va incluir en la hoja, piense primero en los grandes rasgos y luego vaya al detalle. Por ejemplo, su vamos a ordenar información de empleados en América Latina y el Caribe, lo mejor sería comenzar a ordenar la información por año, luego por región y después los datos de los empleados.
No utilice información extra:
No anote o clasifique detalles que no vengan al caso, ya que podríamos confundir el objetivo de nuestra Hoja de cálculo. Por ejemplo, si estamos haciendo una plantilla de factura de nuestros no debemos incluir cosas como nacionalidad de la persona, seguro social o especialidad (oficio).
Siempre utilice el Formato de Tablas:
El formato de Tabla nos ayuda a filtrar y buscar información rápidamente, así como nos ofrece opciones avanzadas de análisis de información, todo en un solo TAB. Además si vamos a usar Tablas dinámicas debemos tener nuestra información en formato de Tabla.
Imagínese su trabajo impreso y trate de seguir la idea:
Usar Excel y sus celdas es como armar un juguete de Legos, cada celda representa un bloque; con esta imagen podemos asociar que las celdas son diferentes a renglones en MS Word y deben ser trabajados independientes.
Siguiendo estas recomendaciones nos aseguraremos que cuando hagamos análisis de nuestra información, logremos obtener lo que buscamos rápidamente y con menos complicaciones que con información colocada al azar.
¿Tienes más preguntas? Déjalas abajo en los comentarios para que podamos responderlas. Saludos!
MS Word 2010: Formularios o Forms
Crear un formulario
Al crear un formulario en MS Word estamos procurando que el formato de nuestro documento no se altere o que el usuario final no se confunda al llenarlo.Para crear el formulario vamos hacer uso de las Tablas y de la barra del programador.
Vamos a suponer que estamos haciendo un formulario para recopilar los datos de participantes a una reunión ejecutiva que estamos planeando. Necesitamos los siguientes campos: Nombre completo, No. de pasaporte, Nacionalidad, fecha de llegada al país y correo electrónico.
Para ordenar toda esa información vamos a crear una tabla (aunque no es necesario) con dos columnas y cinco filas. Se vería así:
Ahora vamos a utilizar las herramientas de Controles que tiene la barra de programador y vamos a pasar el cursor sobre cada ícono para saber cuál es el que más nos conviene.
Hay controles para que el usuario final agregue fotografías, abra un calendario, seleccione desde una lista desplegable o simplemente escriba texto plano (sin formato) para que sea más rápido de llenar.
Para nuestra lista vamos a poner el cursor donde vamos a incrustar el control (no importa el tipo) y vamos al TAB Developer y para todos los campos vamos a seleccionar el control Plain Text, excepto para la fecha de llegada al país, ahí pondremos el control llamado Date Picker. Cuando insertamos nuestros primeros controles se verán así:
Hay que colocar el cursor en cada fila e insertar el control para cada una de las filas en las que queremos recopilar infromación.
Para opciones avanzadas de cada control buscamos la opción Properties y se abrirá una ventana con las propiedades específicas para el tipo de campo. En el caso del control Date Picker la ventana que nos aparece nos permite definir el formato de fecha que queremos.
Bloquear formulario
Para evitar que se produzcan cambios debemos bloquearlo para luego enviar nuestro formulario por correo electrónico.
1. Buscamos en la Barra del Programador la opción que dice Restrict Editing
2. Se nos abrirá un panel a la izquierda, ahí seleccionaremos en la segunda opción Filling in Forms y luego hacemos clic en el botón Yes, Start Enforcing Protection.
3. Nos pedirá colocar una contraseña al formulario que NO debemos olvidar porque es la única forma de luego poder editar el formulario para futuras actualizaciones.
4. Cerramos y abrimos el documento para que se apliquen los cambios y listo, ya podemos enviar nuestro formulario por correo electrónico.
Video tutorial
MS Word 2010: Tablas, objetos y Excel
Insertar una tabla, convertir texto en una tabla o dibujar una tabla
La manera más rápida de agregar una tabla es seleccionar el tamaño que crea
que desea en la cuadrícula Table.
- Haga clic en la pestaña Insert, en Table y, a continuación, mueva el cursor sobre la cuadrícula hasta que resalte los números correctos de filas y columnas.
- Haga clic y la tabla aparecerá en el documento.
También aparecen las pestañas Diseño de Herramientas de tabla y Diseño,
con opciones para elegir diferentes colores, estilos de tabla y bordes.
Posteriormente, puede agregar o eliminar filas o columnas en la tabla.
Otras maneras de agregar una tabla
La cuadrícula inserta una tabla básica. Si necesita hacer algo diferente, tiene
tres maneras de crear una tabla.
Para obtener un mayor control sobre el tamaño de la tabla, haga clic en la pestaña Insert, en
Table y, a continuación, en Insert table. A continuación, puede establecer el número exacto
de filas y columnas y usar las opciones de Autoajuste para ajustar el tamaño de la tabla.
Table y, a continuación, en Insert table. A continuación, puede establecer el número exacto
de filas y columnas y usar las opciones de Autoajuste para ajustar el tamaño de la tabla.
Si tiene algo de texto que tenga un mejor aspecto en una tabla, Word puede cambiarlo a una tabla.
Y si la información es demasiado complicada para ajustarla a una cuadrícula
básica, la herramienta Dibujar tabla le ayuda a dibujar exactamente la tabla que desea.
básica, la herramienta Dibujar tabla le ayuda a dibujar exactamente la tabla que desea.
Convertir texto en una tabla
Puede utilizar plantillas de tabla para insertar tablas basadas en una galería de tablas con formato previo. Las plantillas de tabla contienen datos de ejemplo
para ayudar a visualizar el aspecto que tendrá la tabla cuando se
agreguen datos.
para ayudar a visualizar el aspecto que tendrá la tabla cuando se
agreguen datos.
- En el texto que desea convertir, inserte una tabulación o una coma en
cada lugar en que desee empezar una nueva columna. - Inserte una marca de párrafo en cada lugar en que desee empezar una
nueva fila. - Seleccione el texto.
- Haga clic en la pestaña Insert, en Table y, a continuación, en
Convert text to table.
- En el cuadro de diálogo Convert text to table, debajo de Separar texto en, haga clic en Tabulación o Coma.
Dibujar una tabla
Si desea una tabla con filas y columnas de diferentes tamaños, puede usar
el cursor para dibujarla. Para ello, proceda de la siguiente manera:
el cursor para dibujarla. Para ello, proceda de la siguiente manera:
- Haga clic en el lugar en que desee crear la tabla.
- Haga clic en la pestaña Insert, en Table y, a continuación, haga clic
en Draw table.
El puntero se convierte en un lápiz.
- Dibuje un rectángulo para crear los bordes de la tabla. A continuación,
dibuje líneas para columnas y filas dentro del rectángulo.
- Para borrar una línea, haga clic en la pestaña Diseño de Herramientas de table, en Erase
y, a continuación, en la línea que desea borrar.
