agosto 29, 2013
Insertar fórmulas para cálculos sencillos
Tenemos la idea que siempre necesitamos a MS Excel para cualquier suma, resta o cálculo básico, ésta necesidad es en parte cierta y en parte no. Con MS Word podemos realizar cálculos y usar fórmulas, un poco distinto a Excel, pero igual de efectivas.
Mostraremos las dos formas de realizar cálculos y fórmulas.
1. Realizar cálculos usando los Campos o Field
En MS Word podemos insertar un cálculo en
cualquier lugar de nuestro documento. Para ello nos serviremos de la
funcionalidad que tienen los campos de Word.
Los campos permiten realizar multitud de
funciones: combinar datos, mostrar información del sistema, referencias,
fórmulas…. en nuestro caso sólo vamos a tratar la opción de generar fórmulas
que nos permitan almacenar un cálculo.
Por ejemplo algo tan sencillo como insertar
el número de segundos al año = 365*24*60*60:
- Clic donde desees que Word imprima la información.
- Presiona “CTRL + F9″ para insertar un par de caracteres de campo ({ }).
- Inserta la fórmula entre las “llaves“, {=365*24*60*60}
- Pulsa “F9″ para ejecutar.
También podemos realizar los mismos pasos a
través de la opción para insertar un campo del menú de Word.
Notas:
- El uso de FIELD o Campos brinda muchísimas más opciones que realizar un sencillo cálculo de modo que para nuestro ejemplo no mencionaremos las partes y ventanas del menú FIELD.
- Para las computadoras el signo de multiplicación es *, para la division es /
2. Realizar cálculos con fórmulas en Tablas
Algo bastante común es tener que insertar
tablas con números y cálculos de totales, medias, otros.
La opción más común es
incrustar una hoja de Excel dentro del propio documento MS Word, sin duda es la
mejor opción si tienes que realizar cálculos complejos. Sin embargo si sólo
quieres crear una pequeña tabla con algunos números, puede que sea más rápido
realizarlo directamente en MS Word. Por ejemplo:
Para insertar una fórmula en la tabla siga los siguientes pasos:
- Coloque el cursor donde quiera incluir la formula.
- Vaya al Tab TABLE TOOLS, luego LAYOUT y busque fórmula
- Aparecerá una caja de diálogo donde nos completará la fórmula, también debemos definir el formato del resultado, es decir, si queremos que se muestre como un porcentaje, o con un signo de moneda.
- Al presionar el botón OK la fórmula se ejecutará e insertará en donde estaba nuestro cursor.
Podemos hacer uso de la fórmula SUM con otros criterios, borramos el contenido del paréntesis y escribimos RIGHT, ABOVE, BELOW para que sume en esas direcciones.
Si posteriormente añadimos más filas o columnas éstas también se sumarán.
Actualización de las fórmulas
Para actualizar una fórmula o un campo en MS Word, sólo tienes que situarse dentro del campo/fórmula y pulsar “F9″. También
puedes hacer clic con el botón derecho y pulsar actualizar campos.
Si sólo tienes una
fórmula esto es sencillo, pero si tienes varias, puede ser muy tedioso e incluso
ocasionar errores en los cálculos al tener que actualizar una a una todas
fórmulas
Actualización de todas las fórmulas
Para actualizar todas las fórmulas al mismo
tiempo sólo tienes que seguir los siguientes dos pasos:
- Selecciona todo pulsando la combinación de teclas “CTRL + A” (Idioma inglés).
- Pulsa “F9″. Automáticamente se actualizarán todas las fórmulas seleccionadas.
Actualización automática de las fórmulas
Puede que haya veces que se nos olvide
actualizar todas las fórmulas con el método anterior o simplemente sea
demasiado tedioso. Para estos casos, hay métodos para “obligar” a que MS Word
actualice de forma automática todas las fórmulas.
La solución es una Macro asociada a un
evento de MS Word. Por evento entendemos acciones de abrir, cerrar el documento,
actualizar el documento (no recomendable por que iría todo muy lento). Por
ejemplo, con la siguiente Macro se actualizarían todas las fórmulas al abrir el
documento MS Word.
NOTA: Cuidado con el
uso de macros en documentos, si enviamos el fichero a otra persona, al abrir el
documento recibirá un mensaje de alerta (o no, dependiendo de su configuración
de seguridad) y por defecto se desactivaran las macros. Por lo tanto, cuando
abran nuestro documento es muy probable que no se actualicen automáticamente
las fórmulas.
