octubre 03, 2013
La representación de información a través de gráficos estadísticos es una herramienta poderosa para mostrar nuestras ideas. Hay que diferenciar el menú Chart o gráfico de los SmartArt puesto que podrían confundirse; un gráfico representa números solamente, mientras que los SmartArt representan palabras o símbolos.
Para MS Word también hay que decir que su trabajo con gráficos consiste en representar información ya analizada y exacta, mientras que programas como MS Excel son mucho más capaces en ese sentido, por ejemplo MS Excel puede ordenar, filtrar y gratifica una información dada.
Antes de empezar mi gráfico
- Debo tener claro cuales son los datos que quiero representar con mi gráfico.
- Dependiendo de mi información así será el tipo de gráfico que debo usar.
- Debo tener listo los números que quiero representar ya que MS Word solamente representará esos datos, pero no los analiza.
Tipos de gráficos más utilizados
Gráfico de Columnas:
Este tipo nos permite comparar varios datos a la vez y mostrar o comparar el crecimiento generado en periodos de tiempo, por ejemplo cuantas personas han aprobado un curso por cada región de América Latina y el Caribe.
Gráfico Circular y Gráfico de Donas:
Estos dos tipos de gráficos son muy similares en apariencia y para fines prácticos podemos usarlos para representar distribuciones, es decir, podríamos mostrar por ejemplo cómo se repartió el presupuesto de una reunión.
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| Gráfico de Dona |
Gráfico de Barras:
Su utilización es muy parecida al gráfico de columnas, porque nos permite comparar varios datos simultáneamente, pero su mayor uso podría ser para mostrar o comparar el avance que han tenido esos datos a través de un periodo de tiempo. Por ejemplo cuál ha sido el avance de de las ventas de 4 productos en los 4 trimestres del año.
Pasos para realizar un gráfico
- Colocar el cursor donde queremos que se inserte nuestro gráfico.
- Buscar la pestaña Insert y luego la opción Chart.
- En la ventana buscar el tipo de gráfico que mejor represente nuestros datos y a la derecha seleccionamos un estilo.
- MS Word inmediatamente insertará en gráfico con algunos datos de ejemplo, los cuales debemos reemplazar, para eso nos abre una una hoja de MS Excel donde debemos escribirlos ordenadamente.
- Luego cerrar la hoja de MS Excel en el botón de cerrar.
Cambiar la apariencia de mi gráfico:
- Debo hacer clic sobre mi cualquier parte de mi gráfico, MS Word abrirá un submenú llamado Chart Tools.
- Buscamos la opción que se llama Chart Layouts y hacemos un clic sobre el estilo que deseamos aplicar (puede ser cambiado otra vez).
- También a la derecha encontraremos la opción de Chart Styles donde podremos seleccionar diferentes plantillas de color y fondos para nuestro gráfico.
¿Cómo cambiar los datos de mi gráfico?
Siempre surgen imprevistos y cambios de último minuto, para no perder nuestro tiempo haciendo desde cero nuestro gráfico podemos editar su información con un sencillo botón que está en el submenú Chart Tools, luego en Design y lo encontramos en la sección Data.
Al presionar el botón Edit Data se abrirá nuevamente el libro de MS Excel que tiene nuestros datos y ahí reemplazaremos o agregaremos la nueva información.
Deseo este tutorial aclare las dudas sobre este tema y como siempre espero sus comentarios o preguntas abajo.
¡Saludos!
