octubre 17, 2013
Ordenar
los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner
una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de
inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por
iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a
organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Antes de empezar
Luego de abrir Excel... guarde su Libro:
Ésta es de las recomendaciones que se deben unir a nuestras buenas costumbres informáticas. Al guardar inmediatamente el Libro nos ayudará en caso de que el programa se cierre inesperadamente o se vaya la electricidad.
Tenga claro el resultado:
Si vamos hacer una factura entonces pensemos las características que toda factura DEBE tener, lo mismo si vamos hacer una plantilla o un reporte de gastos. El tener claro lo que vamos hacer nos ayudará a conseguirlo más rápido.
Ordene desde los General hasta lo Específico:
Al momento de preparar la información que se va incluir en la hoja, piense primero en los grandes rasgos y luego vaya al detalle. Por ejemplo, su vamos a ordenar información de empleados en América Latina y el Caribe, lo mejor sería comenzar a ordenar la información por año, luego por región y después los datos de los empleados.
No utilice información extra:
No anote o clasifique detalles que no vengan al caso, ya que podríamos confundir el objetivo de nuestra Hoja de cálculo. Por ejemplo, si estamos haciendo una plantilla de factura de nuestros no debemos incluir cosas como nacionalidad de la persona, seguro social o especialidad (oficio).
Siempre utilice el Formato de Tablas:
El formato de Tabla nos ayuda a filtrar y buscar información rápidamente, así como nos ofrece opciones avanzadas de análisis de información, todo en un solo TAB. Además si vamos a usar Tablas dinámicas debemos tener nuestra información en formato de Tabla.
Imagínese su trabajo impreso y trate de seguir la idea:
Usar Excel y sus celdas es como armar un juguete de Legos, cada celda representa un bloque; con esta imagen podemos asociar que las celdas son diferentes a renglones en MS Word y deben ser trabajados independientes.
Siguiendo estas recomendaciones nos aseguraremos que cuando hagamos análisis de nuestra información, logremos obtener lo que buscamos rápidamente y con menos complicaciones que con información colocada al azar.
¿Tienes más preguntas? Déjalas abajo en los comentarios para que podamos responderlas. Saludos!
