MS Excel 2010: Cálculos con tablas
Léase primero el capítulo MS Excel 2010: Formato de tabla
Mi tabla ya lista!
Una vez terminada mi lista y aplicado el formato de Tabla es posible que nos veamos en la necesidad de realizar algún cálculo con esa información. MS Excel tiene a disposición una amplia gama de fórmulas matemáticas, sin embargo, la herramienta de tabla nos ayuda ahorrarnos el conocer en detalle esas fórmulas.
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| Ejemplo de tabla |
Nota: Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.
Activar la opción Total Row
Cuando estamos dentro de nuestra tabla nos aparecerá un pestaña especial en nuestra cinta de menús llamada Table Tools, ahí encontraremos un pequeño grupo de opciones llamado Table Style Options.
Debemos presionar la opción Total Row(si no está marcada) y nos aparecerá al final de nuestra tabla una fila adicional.
Cada celda de la fila Total está separada de la otra, de manera que nos permita realizar operaciones o fórmulas en cada una de ellas. Por defecto la última celda de la fila tendrá un cálculo ya realizado, pero podemos cambiarlo con solo borrar el contenido.
Supongamos que quisiéramos saber cuanto es el Promedio(Average) de dinero gastado en alimentación; vamos a la celda donde queremos el resultado y buscaremos el siguiente ícono:
Haremos clic sobre el y se nos desplegará un listado con nombres de fórmulas tales como: Average, Count, Count Numbers, Max, Min, Sum, StdDev, Var y Más funciones...
Siguiendo con el ejemplo, nosotros seleccionaremos, haciendo clic, la opción Average que nos devolverá el promedio de "dinero gastado" durante los meses simulados. Al seleccionar la función ésta se desarrollará automáticamente.
Estos mismos pasos nos sirven para las celdas contiguas dentro del Total Row o para usuarios avanzados que busquen rapidez en los cálculos.
Para usuarios avanzados
En el mismo menú nos aparece la opción More Functions... ahí nos aparecerá una ventana donde podemos buscar fórmulas más específicas como: lógicas, matemáticas, financieras o estadísticas.
¿Tienes preguntas? Escríbelas abajo y con gusto las resolveremos.
Saludos!
MS Excel 2010: Formato de Tabla
Es muy importante que antes de continuar con este tema, leas el tema: MS Excel 2010: Recomendaciones previas
¿Formato de Tabla?
Es un nuevo menú que se incluye en la versión 2010 y que recoge todas las opciones avanzadas para ordenar, filtrar y analizar nuestra información.
Se encuentra en la pestaña HOME y en el submenú STYLES.
El formato de tabla está estrechamente relacionado con las Tablas dinámicas, de hecho, una necesita de la otra.
Formato de tabla desde una lista existente
Es muy común que usáramos las herramientas dispersar de formato para analizar información, tales como, los filtros, ordenar alfabéticamente letra Bold para los encabezados...pero todo esto ya viene implícito en el formato Tabla
MS Excel llama al conjunto de celdas consecutivas: Rango, excepto cuando forman parte de una tabla, en ese caso la nombra como: Table1
Lo que debemos hacer para dar formato de tabla es:
- Seleccionar TODAS las celdas que forman nuestra tabla.
Se pueden seleccionar con clic sostenido y arrastrándolo en diagonal o con una combinación de teclas. - Una vez marcadas vamos al botón Format as Table que se encuentra en el Tab Home.
- Seleccionamos un estilo de tabla que nos agrade haciendo clic sobre el.
- Nos aparecerá una ventana donde pregunta con un checkbox si nuestra tabla tiene encabezados y hacemos clic en OK
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| Ejemplo del punto 4 |
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| Ejemplo del formato aplicado a la misma lista |
¿Tienes preguntas? Por favor escríbelas abajo en los comentarios.
Saludos!
MS Excel 2010: Recomendaciones previas
Ordenar
los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner
una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de
inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por
iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a
organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Antes de empezar
Luego de abrir Excel... guarde su Libro:
Ésta es de las recomendaciones que se deben unir a nuestras buenas costumbres informáticas. Al guardar inmediatamente el Libro nos ayudará en caso de que el programa se cierre inesperadamente o se vaya la electricidad.
Tenga claro el resultado:
Si vamos hacer una factura entonces pensemos las características que toda factura DEBE tener, lo mismo si vamos hacer una plantilla o un reporte de gastos. El tener claro lo que vamos hacer nos ayudará a conseguirlo más rápido.
Ordene desde los General hasta lo Específico:
Al momento de preparar la información que se va incluir en la hoja, piense primero en los grandes rasgos y luego vaya al detalle. Por ejemplo, su vamos a ordenar información de empleados en América Latina y el Caribe, lo mejor sería comenzar a ordenar la información por año, luego por región y después los datos de los empleados.
No utilice información extra:
No anote o clasifique detalles que no vengan al caso, ya que podríamos confundir el objetivo de nuestra Hoja de cálculo. Por ejemplo, si estamos haciendo una plantilla de factura de nuestros no debemos incluir cosas como nacionalidad de la persona, seguro social o especialidad (oficio).
Siempre utilice el Formato de Tablas:
El formato de Tabla nos ayuda a filtrar y buscar información rápidamente, así como nos ofrece opciones avanzadas de análisis de información, todo en un solo TAB. Además si vamos a usar Tablas dinámicas debemos tener nuestra información en formato de Tabla.
Imagínese su trabajo impreso y trate de seguir la idea:
Usar Excel y sus celdas es como armar un juguete de Legos, cada celda representa un bloque; con esta imagen podemos asociar que las celdas son diferentes a renglones en MS Word y deben ser trabajados independientes.
Siguiendo estas recomendaciones nos aseguraremos que cuando hagamos análisis de nuestra información, logremos obtener lo que buscamos rápidamente y con menos complicaciones que con información colocada al azar.
¿Tienes más preguntas? Déjalas abajo en los comentarios para que podamos responderlas. Saludos!
MS Word 2010: Usar y crear Plantillas
¿Qué es una plantilla?
Suele ser complicado para algunos usuarios definir este concepto, a pesar que lo utilizan diariamente aunque sin percatarse. Una plantilla es un documento previo, es decir, un documento que reutilizamos una y otra vez, quizá porque contiene información importante o porque tenga aplicado el Branding de nuestra empresa.
¿para qué necesito una plantilla?
Nos ahorra tiempo y dolores de cabeza; una plantilla siempre está lista para usarse cuando se necesite y no se ve afectada con los cambios que hagamos en el documento. Un buen ejemplo podría ser una plantilla que contenga el formato de membrete de nuestra empresa con todos los datos de la misma. Al tener ese documento de membrete guardado como plantilla nos facilitaría el trabajo, ya que podría usarse para una carta, una lista o un comunicado oficial y a pesar que el contenido sea diferente la plantilla no se afecta.
Word tiene plantillas pre-cargadas
Esas Plantillas están listas para usar y están almacenadas por categorías como: Agendas, Certificados, Brochures, Sobres, cubiertas para Fax, Formularios, Cartas, Memos, entre otros.
Si contamos con conexión a internet, MS Word nos mostrará también las plantillas contenidas en Office.com
Pasos para seleccionar una plantilla
- Abra MS Word 2010.
- Haga clic en el botón FILE.
- Busque la séptima opción del menú llamada NEW.
- Se mostrarán a la derecha todas las categorías de plantillas y al hacer clic sobre alguna se verá un ejemplo en el último panel de la derecha.
- Para usarla solo debo hacer clic en el botón CREATE.
- Aparecerá nuestra plantilla, entonces debemos reemplazar los textos de ejemplo por los nuestros y guardar el documento.
Crear y guardar mis propias plantillas
Crear una plantilla pudiera parecer complicado, pero lo cierto es no lo es, sólo debemos saber cuál es ese formato (tipo de letra, tamaño, color y alineación) que siempre usamos y repetimos, entonces definimos las características principales que debe tener nuestra plantilla.
Por ejemplo, si recurrentemente hacemos cartas de recomendación para amigos y conocidos, podríamos entonces hacer una plantilla que contenga todo el texto con formato y con un espacio para que cuando la abramos solo debamos escribir el nombre de la persona.
En este ejemplo escribí todo el contenido y dejé espacio marcado por guiones donde debería escribir la próxima vez que la abra. Agregué formato y estoy listo para hacer de éste documento Mi Plantilla.
Pasos para guardar mi plantilla
- Terminar por completo el documento.
- Hacer clic en el botón FILE.
- Buscar la opción SAVE AS y en la ventana que aparece debo asignarle un nombre general, por ejemplo, Carta Profesional.
- Abajo del nombre aparecerá una lista desplegable y debo seleccionar la opción Word Template y hacer clic en guardar.
Para abrir mi plantilla
- Abrir MS Word y hacer clic en FILE.
- Luego buscar la opción NEW.
- En la lista de categorías debo buscar My Templates y hacer clic.
- Se abrirá una nueva ventana con todas las plantillas que hayamos creado y guardado.
- Seleccionar la plantilla que quiero usar y hacer clic en OK.
Por favor si tienen dudas o preguntas escribirlas abajo en los comentarios y con gusto las responderemos.
Saludos!
MS Word 2010: Gráficos estadísticos
La representación de información a través de gráficos estadísticos es una herramienta poderosa para mostrar nuestras ideas. Hay que diferenciar el menú Chart o gráfico de los SmartArt puesto que podrían confundirse; un gráfico representa números solamente, mientras que los SmartArt representan palabras o símbolos.
Para MS Word también hay que decir que su trabajo con gráficos consiste en representar información ya analizada y exacta, mientras que programas como MS Excel son mucho más capaces en ese sentido, por ejemplo MS Excel puede ordenar, filtrar y gratifica una información dada.
Antes de empezar mi gráfico
- Debo tener claro cuales son los datos que quiero representar con mi gráfico.
- Dependiendo de mi información así será el tipo de gráfico que debo usar.
- Debo tener listo los números que quiero representar ya que MS Word solamente representará esos datos, pero no los analiza.
Tipos de gráficos más utilizados
Gráfico de Columnas:
Este tipo nos permite comparar varios datos a la vez y mostrar o comparar el crecimiento generado en periodos de tiempo, por ejemplo cuantas personas han aprobado un curso por cada región de América Latina y el Caribe.
Gráfico Circular y Gráfico de Donas:
Estos dos tipos de gráficos son muy similares en apariencia y para fines prácticos podemos usarlos para representar distribuciones, es decir, podríamos mostrar por ejemplo cómo se repartió el presupuesto de una reunión.
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| Gráfico de Dona |
Gráfico de Barras:
Su utilización es muy parecida al gráfico de columnas, porque nos permite comparar varios datos simultáneamente, pero su mayor uso podría ser para mostrar o comparar el avance que han tenido esos datos a través de un periodo de tiempo. Por ejemplo cuál ha sido el avance de de las ventas de 4 productos en los 4 trimestres del año.
Pasos para realizar un gráfico
- Colocar el cursor donde queremos que se inserte nuestro gráfico.
- Buscar la pestaña Insert y luego la opción Chart.
- En la ventana buscar el tipo de gráfico que mejor represente nuestros datos y a la derecha seleccionamos un estilo.
- MS Word inmediatamente insertará en gráfico con algunos datos de ejemplo, los cuales debemos reemplazar, para eso nos abre una una hoja de MS Excel donde debemos escribirlos ordenadamente.
- Luego cerrar la hoja de MS Excel en el botón de cerrar.
Cambiar la apariencia de mi gráfico:
- Debo hacer clic sobre mi cualquier parte de mi gráfico, MS Word abrirá un submenú llamado Chart Tools.
- Buscamos la opción que se llama Chart Layouts y hacemos un clic sobre el estilo que deseamos aplicar (puede ser cambiado otra vez).
- También a la derecha encontraremos la opción de Chart Styles donde podremos seleccionar diferentes plantillas de color y fondos para nuestro gráfico.
¿Cómo cambiar los datos de mi gráfico?
Siempre surgen imprevistos y cambios de último minuto, para no perder nuestro tiempo haciendo desde cero nuestro gráfico podemos editar su información con un sencillo botón que está en el submenú Chart Tools, luego en Design y lo encontramos en la sección Data.
Al presionar el botón Edit Data se abrirá nuevamente el libro de MS Excel que tiene nuestros datos y ahí reemplazaremos o agregaremos la nueva información.
Deseo este tutorial aclare las dudas sobre este tema y como siempre espero sus comentarios o preguntas abajo.
¡Saludos!
MS Word 2010: SmartArt
Una nueva herramienta
En la versión de MS Word 2010 aparece una opción innovadora para mostrar gráficamente la información, de manera que sea más atractiva y se ajuste a la estética de nuestro documento. SmartArt ha venido a revolucionar el campo de las artes visuales en MS Word, superando por mucho a la herramienta "WordArt"
La encontramos en el la ubicación:
Al abrirse nos despliega una ventana donde a la izquierda encontraremos las categorías, tales como: Listas, procesos, ciclos, jerarquías, relaciones, matrices, pirámides, fotos, otros. En el panel central nos mostrará los tipos o representaciones contenidas en esa categoría, de las cuales debemos buscar la que mejor represente nuestra idea; el último panel a la derecha mostrará una vista previa del tipo que selecionamos y si es el que usaremos, entonces hacemos clic en OK y se insertará.
Cuando hemos insertado nuestro SmartArt entonces nos fijaremos que nos presenta nuestro dibujo, pero en la barra superior está el submenú SmartArt Tools donde tiene dos pestañas llamadas: Design y Format en ellas encontraremos opciones muy intuitivas para dar mejor aspecto a nuestro dibujo.
Lo que debemos hacer luego de insertado es sencillamente reemplazar cada campo de TEXT por nuestros datos. Para ejemplos nombraremos dos miembros de las familias: Frutas y Verduras.
Por supuesto que la herramienta puede mostrar listas muchisimo más complejas que la de nuestro ejemplo, pero los principios son los mismos para cada Categoría. En el camino nos encontraremos ante la necesidad de agregar o quitar (reducir o ampliar) nuestras listas, para eso iremos a la pestaña Design del submenú SmartArt Tools y en la esquina izquierda buscaremos el botón Add Shape, el cual nos mostrará tres opciones sencillas para agregar más niveles.
Algo importante es que si no nos sentimos cómodos con el tipo de dibujo que seleccionamos, siempre podemos cambiarlo por otro en la opción Layouts y lo mejor es que no perderemos nuestros datos, sino que se acomodarán en el otro dibujo. Además las opciones ChangeColors y SmartArt Styles nos brindarán más herramientas para mejorar la apariencia de nuestro dibujo.
SmartArt definitivamente es de las mejores innovaciones en esta versión, solamente debemos disponernos a romper nuestras propias limitaciones gráficas y dejar que la herramienta haga el trabajo por nosotros.
Muy pronto un video tutorial y por favor no olviden dejar sus comentarios abajo!
MS Word 2010: Formularios o Forms
Crear un formulario
Al crear un formulario en MS Word estamos procurando que el formato de nuestro documento no se altere o que el usuario final no se confunda al llenarlo.Para crear el formulario vamos hacer uso de las Tablas y de la barra del programador.
Vamos a suponer que estamos haciendo un formulario para recopilar los datos de participantes a una reunión ejecutiva que estamos planeando. Necesitamos los siguientes campos: Nombre completo, No. de pasaporte, Nacionalidad, fecha de llegada al país y correo electrónico.
Para ordenar toda esa información vamos a crear una tabla (aunque no es necesario) con dos columnas y cinco filas. Se vería así:
Ahora vamos a utilizar las herramientas de Controles que tiene la barra de programador y vamos a pasar el cursor sobre cada ícono para saber cuál es el que más nos conviene.
Hay controles para que el usuario final agregue fotografías, abra un calendario, seleccione desde una lista desplegable o simplemente escriba texto plano (sin formato) para que sea más rápido de llenar.
Para nuestra lista vamos a poner el cursor donde vamos a incrustar el control (no importa el tipo) y vamos al TAB Developer y para todos los campos vamos a seleccionar el control Plain Text, excepto para la fecha de llegada al país, ahí pondremos el control llamado Date Picker. Cuando insertamos nuestros primeros controles se verán así:
Hay que colocar el cursor en cada fila e insertar el control para cada una de las filas en las que queremos recopilar infromación.
Para opciones avanzadas de cada control buscamos la opción Properties y se abrirá una ventana con las propiedades específicas para el tipo de campo. En el caso del control Date Picker la ventana que nos aparece nos permite definir el formato de fecha que queremos.
Bloquear formulario
Para evitar que se produzcan cambios debemos bloquearlo para luego enviar nuestro formulario por correo electrónico.
1. Buscamos en la Barra del Programador la opción que dice Restrict Editing
2. Se nos abrirá un panel a la izquierda, ahí seleccionaremos en la segunda opción Filling in Forms y luego hacemos clic en el botón Yes, Start Enforcing Protection.
3. Nos pedirá colocar una contraseña al formulario que NO debemos olvidar porque es la única forma de luego poder editar el formulario para futuras actualizaciones.
4. Cerramos y abrimos el documento para que se apliquen los cambios y listo, ya podemos enviar nuestro formulario por correo electrónico.
