julio 29, 2013
Mail Merge
Combinar correspondencia es una de las mejores facilidades que se mejoraron en la versión 2010 del MS Word con respecto a sus versiones anteriores. Se trata de lograr con una sola plantilla la impresión digital (PDF o archivos individuales) o físicas de un sin número de cartas o certificados, aunque pueden descubrir mayores utilidades si lo aplican a su trabajo diario.Por ejemplo, vamos a escribir unas invitaciones para algunas personas importantes a una supuesta actividad por la apertura de una nueva planta envasadora y donde al finalizar se sorteará una obra de arte.• Paso 1:
Debemos abrir MS Excel 2010 y escribir nuestra lista de invitados tratando de ser lo más específicos sobre los detalles, pero sin aplicar ningún formato a la Hoja de Cálculo (no es necesario). Guardarla con un nombre relacionado con la Invitación que vamos hacer. Cerrar Excel antes de abrir Word.
• Paso 2:
Abrir Word 2010 y aplicar los 5 Pasos Antes de escribir en Word mencionados en este Blog para obtener un documento exitoso.• Paso 3:
Escribir la “Plantilla” del documento. Es importante definir cuál información de la lista hecha en Excel voy a incluir, podría suceder que por el tipo de documento no necesite todos los detalles.
• Paso 4:
En Word, vaya al TAB “Mailling”, luego haga clic en “Start Mail Merge”, finalmente haga clic en “Step by Step Mail Merge Wizard”.
• Paso 5:
En el “Asistente o Wizard” que se abre a la derecha haga clic en Step 1 of 6 “Next: Starting Document”, luego clic en Step 2 of 6 “Next: Select Recipients”, en el “Step 3 of 6” haga clic en “Browse…” para buscar la lista hecha en Excel.
• Paso 6:
Aparecerá una venta donde nos muestra las Hojas que tiene nuestro libro (por defecto son 3) de modo que solo hacemos clic en continuar.
• Paso 7:
Hacer clic en “Next: Write your letter”. Luego posicionamos el cursor donde vamos a inserter los detalles que escribimos previamente en Excel.En el panel de la derecha encontraremos la opción “More ítems…” haremos clic sobre el detalle y hacemos clic en “Insert”.Repetimos este paso por cada detalle que queramos insertar.
• Paso 8:
Al finalizar de insertar todos los datos podemos hacer una vista previa “Preview Results” para saber cómo irá quedando nuestra invitación y revisar de última hora que los campos sean correctos. Para concluir hacemos clic en “Finish & Merge” donde podremos escoger entre obtener documentos separados (por ejemplo 30 invitados, obtendríamos 30 documentos de Word separados), también podemos imprimirlos físicamente o en PDF.
